Kontorets kostpyramide

Lene Becker, administrerende direktør, LAIKA Rumdesign

Nye digitale løsninger og kommunikationsformer har, som bekendt, ændret radikalt på vores måde at arbejde på. Næste skridt er at gøre op med idéen om, at vores arbejde kun finder sted ved skrivebordet og i stedet favne alle de aktiviteter, som arbejdsdagen består af.

Det er dog ikke en let øvelse: det kræver, at vi aktivt forholder os til, hvad vi foretager os, når vi arbejder, hvor og hvornår – og hvad vi faktisk slet ikke gør længere.

Den gode idé i brusebadet

Tjekker du nogle gange din mail om morgenen, før du møder ind på kontoret? Tager du dig selv i at fundere over arbejdsmæssige problemstillinger i badet, eller mens du cykler til arbejde? Sparrer du med en kollega ved kaffemaskinen? Intet af det finder sted ved skrivebordet eller i en formel møde-situation - men det er i høj grad også en del af din arbejdsdag.

Som jeg berørte i forrige artikel, så sætter langt de fleste af os lighedstegn mellem ’at arbejde’ og ’at sidde ved et skrivebord’. Eva Bjerrum fra Alexandria Instituttet har tidligere argumenteret for, hvordan det primært er såkaldt produktionsarbejde (f.eks. af mails, præsentationer, tilbud mv.), vi forbinder med rigtigt arbejde. Meget af det andet – sparring, udvikling, uformelle samtaler og de øjeblikke, hvor tankerne bare får lov til at vandre – det falder uden for den gængse, tilfredsstillende opfattelse af produktivitet. Disse andre aktiviteter kan sågar opleves som kontraproduktive. Som det, der holder os fra at 'få lavet noget'.

Den forestilling ikke alene begrænser os i vores forståelse af, hvornår vi rent faktisk arbejder – men den afholder os også fra at opsøge og skabe optimale, differentierede rammer for os selv i løbet af dagen.

En arbejdsdag med både rugbrød og flødeskumskage

Når en virksomhed starter på rejsen mod aktivitetsbaseret arbejde, er det værdifuldt at indsamle fakta om, hvordan organisationen reelt bruger de eksisterende faciliteter. Det kan foregå ved forskellige kvantitative og kvalitative målinger. Observationer af reel brug af rum kan levere på en overbevisende business case for, at kvadratmeterne kan bruges bedre - f.eks. til flere, mindre møderum eller bedre projektzoner. Egenregistreringen på sin side giver den enkelte medarbejder en mulighed for at reflektere over, hvilke aktiviteter der kendetegner en typisk arbejdsuge - og hvor de finder sted henne.

Vi kender metoden fra forskellige ernæringsparadigmer baseret på idéen om, at registrering af vores madindtag skaber overblik over, hvad vi reelt putter i munden – og dermed hvordan f.eks. mellemmåltider kan bidrage i overflod til det samlede kalorieregnskab.

Når vi over en kortere periode stiller skarpt på indholdet af vores arbejdsdag, får vi altså mulighed for at opdage alle de mange forskellige former for aktiviteter, der fylder vores arbejdskalender op - og hvordan aktiviteterne er vægtet i forhold til hinanden. Men modsat visse kosttilgange handler aktivitetsbaseret arbejde ikke om at kvitte ’mellemmåltidernes tomme kalorier’, men derimod om at få mest muligt ud af dem.

“Modsat visse kosttilgange handler
aktivitetsbaseret arbejde ikke om at
kvitte ’mellemmåltidernes tomme kalorier’,
men derimod om at få mest muligt ud af dem.”

Der er nemlig en grund til, at vi laver alt muligt forskelligt i løbet af en arbejdsdag. Det skyldes ikke kun en arbejdsdag med forskellige krav og opgaver, men også at vi som mennesker naturligt søger variationen. Vores hjerne har løbende behov for forskellige former for aktiviteter for at holde energien oppe og producere optimalt.

Indretningen af kontoret bør derfor afspejle, hvad det er, vi og vores hjerner har brug for – og gøre det nemt og intuitivt for os at finde det i omgivelserne. Det stiller store kvalitetsmæssige krav til den aktivitetsbaserede indretning, hvor de varierede faciliteter klart og tydeligt skal ’invitere’ og imødekomme forskellige behov. Og allervigtigst - og måske sværest: som en ’ruminddelt tallerken’, kan kontoret kun strukturere en del af ’dagens menu’ for os – resten skal understøttes af din egen indsigt og nye, gode vaner.

“Som en ’ruminddelt tallerken’, kan
kontoret kun strukturere en del af
’dagens menu’ for os –
resten skal understøttes af din egen
indsigt og nye, gode vaner.”

Hvad skal du have mere af på din tallerken?

For at blive i mad-symbolikken: en ting er at ændre holdning til, hvordan man egentligt gerne vil spise – noget andet er at få det gjort. At ændre på, hvordan du sammensætter din arbejdsdag og får mest ud af din energi, kræver en kontinuerlig, aktiv og bevidst investering i at udvikle nye vaner. Det gør det, fordi langt de fleste af os oplever en umiddelbar barriere, når vi skal i gang med at gøre ting på nye måder. For selvom hjernen har brug for variation, så forsøger den samtidigt at økonomisere vores kognitive ressourcer gennem ’plejer’.

Skal vi have succes med vores intentioner, skal vi gøre nogle aktive tiltag, der gør der nemt at ’gøre det rigtige’ i situationen – uden at skulle tænke alt for meget over det.

Overvej f.eks. at gøre det til en vane at:

• Forholde dig til din arbejdsdag ved dagens start. Forstå de forskellige aktiviteter, der venter forude - samarbejde (hvilken type?) eller fokus?

• Slå wi-fi og lyd fra, når du beslutter dig for at arbejde koncentreret

• Booke ugentlige ’pomodoro’er’ (planlagte tidsintervaller à 25 minutter) i din Outlook

• Blokere dine formiddage i kalenderen til ’fokustid’, så de er så mødefri som muligt (da forskning har vist, at vi er mest produktive om formiddagen)

• Bruge app’s eller armbånd, der løbende minder dig om at få dig bevæget i løbet af arbejdsdagen, så hjernen kvikkes op

• Gå walk'n'talks med din kollegaer, så ofte du kan

• Fortsæt selv listen

  Effektiv arbejdsglæde handler altså om at du aktivt investerer i vaner, der kan understøtte en arbejdsdag i flow, dvs. med bevidst plads til både innovation, koncentration, samarbejde og tid til gåturen og til at dyrke de gode relationer

Så vidt for din egen nye indsigt og gode vaner. Det store spørgsmål er nu, hvordan du undgår, at en kollega forstyrrer dig, mens du arbejder koncentreret i stillezonen eller hvordan du undgår, at din chef booker dine formiddage med møder. Det bliver fokus i næste artikel.  

Lene Becker er stifter af og adm. direktør for LAIKA Rumdesign: Hun har de seneste 10 år rådgivet og indrettet arbejds- og læringsrum for nogle af Danmarks mest innovative virksomheder.