De mange virtuelle rum
Lene Becker, administrerende direktør, LAIKA Rumdesign
'Det virtuelle møde' er højt på post-corona-dagsorden hos alle virksomheder. Vores digitale arbejdsliv er blevet en essentiel faktor, for at få det nye, hybride arbejdsliv til at fungere optimalt.
For at få det bedste ud af de virtuelle møder er der flere parametre, vi skal forholde os til. Nogle handler om struktur - de rigtige rammer og det rigtige tekniske udstyr. Andre handler om italesættelsen i organisationen. Hvilke typer af virtuelle møder holder vi, hvilke egner sig godt - eller bedst - til at afholde på skærmen. Og hvilke møder skal vi helt sikkert prioritere at holde fysisk.
For nogle er det digitale møde en samarbejdsform, der har været en del af arbejdslivet længe. For andre er det ret nyt, at man kan holde møder uden at være sammen fysisk. Her skal etableres nye vaner, nye aftaler, ny adfærd - og i mange tilfælde en tilrettet indretning, så den passer til de nye behov.
Så bliv dog hjemme!
Der er mange gode argumenter for at huske på det digitale samarbejde, så vi ikke af vanens magt kører ind på arbejde, bare fordi der er et møde i kalenderen.
For at starte i det store perspektiv, så er der bæredygtighedsagendaen: under lock-down og hjemmearbejde i foråret 2020 blev der i Danmark målt 35% mindre luftforurening pga. mindre trafik på vejene i Danmark og det øvrige Europa. Skønsmæssige beregninger vurderer, at den renere luft vil spare over 60.000 sygedage og 80 for tidlige dødsfald alene i 2020 på grund af luftforurening fra vejtrafik. (1)
I det nære giver mange hjemmearbejdende udtryk for øget trivsel og en følelse af en mere meningsfyldt hverdag, når hamsterhjulet pludselig åbner sig op og giver plads til en løbetur midt på dagen, eller en kop te med ungerne, når de kommer hjem fra skole.
Også for organisationerne ser hjemmearbejdet ud til at fungere. Produktiviteten på den rent driftsmæssige del af vores arbejde ser overordnet set ikke ud til at lide af, at blive rykket til hjemmekontoret. Til mange lederes overraskelse, blev produktivitetsniveauet bevaret under hjemsendelsesperioden og i mange tilfælde endda forøget. (2)
”Det er et vigtigt resultat, for det sætter spørgsmålstegn ved arbejdsorganiseringen, som vi hidtil har kendt den, når medarbejderne både er mere produktive og har mere arbejdsglæde, når de arbejder hjemmefra,” siger Steen E. Navrbjerg, en af forskerne bag CBS undersøgelsen '"Virtuel ledelse under corona-krisen'. (2)
Der er altså en klar gevinst for både miljøet, organisationerne og medarbejderne, ved at indtænke hjemme- eller distancearbejdspladsen som et accepteret tilvalg, en ekstra (fokus)zone i det aktivitetsbaserede arbejdsliv. Vi kan nærmest ikke være andet bekendt...
Let's have that talk
Et virtuelt møde kommer - ligesom det fysiske - ikke bare i én form, men i mange udgaver, som det er essentielt at forholde sig til. Nye vaner har som bekendt kun en chance, når man synes det er meningsfuldt eller vigtigt nok, at lave noget om. (Eller super let og mega sjovt, hvilket desværre ikke så tit er tilfældet med nye vaner...) Oven i købet har vores forhold til 'møde' som disciplin og aktivitet for mange af os haft mange år til at rodfæste sig i vores bevidsthed, på autopilot, arkiveret under 'plejer'. Så det kræver en aktiv indsats og et dedikeret fokus på opgaven, at få ændret vores syn på denne essentielle del af vores arbejdsliv.
Til gengæld kan outputtet være utroligt givende. Det er en helt ny verden vi alle lever i, og medarbejdere såvel som ledere har brug for at kigge objektivt på det nye land, der omgiver os, så vi kan forstå hvordan vi bedst kan bygge og bo her. En samtale om mødeformer kan meget vel vise sig at blive en værdifuld snak mere generelt om jer som virksomhed og medarbejdere i det nye, hybride arbejdsliv. Om den kultur og de værdier, der definerer jer, hvornår I er sammen og hvornår man bedst kan arbejde hjemme. Og om hvad I vil prioritere i jeres fælles hverdag, nu I har muligheden for at skabe nye rammer sammen - både ude og hjemme.
Der er altså en klar gevinst for både miljøet, organisationerne og medarbejderne, ved at indtænke hjemme- eller distancearbejdspladsen som et accepteret tilvalg, en ekstra (fokus)zone i det aktivitetsbaserede arbejdsliv. Vi kan nærmest ikke være andet bekendt...
Paletten af virtuelle møder
Et møde er ikke bare et møde er ikke bare et møde. Og sådan er det også i det digitale liv. For at sikre, at vi lader mødetypen bestemme formatet (modsat f.eks. hvad der passer bedst ift. lille Peters fodboldtræning) er det vigtigt, at I starter med at mappe og få overblik over jeres forskellige mødeaktiviteter. Det kan være i en simpel matrix, med 'enearbejde' og 'samarbejde' på den ene akse, og 'ude' og 'hjemme på den anden'. Noter på post-its hvilke typer af møder I har. Hvilke har I flest af. Hvad de egentlig kræver for at fungere optimalt. Og tal så igennem hvornår I gerne vil prioritere at mødes fysisk? Hvilke dage er teamet samlet. Og hvilke typer af virtuelt samarbejde I gerne vil fastholde som sådanne, lave aftaler omkring og skabe de rigtige rammer til. - Det kan være I skal omprogrammere nogle af de store møderum til at være dedikeret Teams-lokale. Et projektrum kan dedikeres til agile processer med godt kamera og smartboards, der kan deles 'i skyen'. Der skal investeres i gode head-sets, så man kan sidde og holde online-møder side om side i det åbne, uden at genere hinanden. Og visualisér gerne levereglerne, så det står tydeligt for jer alle, hvordan man kan agere, i de forskellige områder - især i en periode, hvor I øver jer sammen på de nye måder.
Herunder en række af de virtuelle møder, vi ser flest af, og hvilke rammer, der kan rumme dem:
Det uformelle, virtuelle møde med få deltagere: Ofte møder, der gentages i kalenderen, med et team, der kender hinanden. Kan foregå i det åbne, gerne i zoner, der er afsat og tilpasset til netop dette formål. Akustiske (og visuelle) afskærmninger ved arbejdsbordet, faciliteter til skærmdeling og gode høretelefoner skaber et rum til deltageren. Den klare aftale om, at 'her holder vi digitale møder, hvor der tales' giver arbejdsro i sindet, når alle kollegaerne er samlet i den samme type aktivitet, og man dermed ikke oplever at forstyrre nogen.
Det større, virtuelle møde, hvor der mest skal lyttes. Kan være afdelingsmøder eller 'town-halls'. Disse kan foregå nærmest hvorsomhelst. Ved skrivebordet på arbejde, på café, hjemmefra - eller meget gerne på en gåtur, så får både hjerne og krop en lille godbid.
Det fortrolige, digitale møde - eller mødet, med fuld knald på udvikling, masser af snak og generelt højere lydniveau. Disse to ret forskellige møder har tilfælles, at de ofte kræver et lukket og lydisoleret rum. Herudover kan der designmæssigt være stor forskel - f.eks. glasfolie, så man ikke kan se ind, i det første. Eller modsat, skabe transparens til den kreative skaberproces, masser af tavler og flytbart møblement. Hvad der passer til jer, skal I finde ud af!
Den formelle præsentation for større forsamlinger. Hvis I i virksomheden har flere af denne type møder, hvor det hele bare skal spille, kan det være en super - og ikke nødvendigvis særlig omkostningsfuld - investering, at have fokus på det gode lys, lyd og broadcasting.
Digitale stand-ups. De agile processer fylder mere og mere og fortjener i den grad noget opmærksom kærlighed! Det rigtige tavle-set up gør underværker - og hvis ikke I allerede har været der, så er der nu den gyldne mulighed for at skabe de gode digitale rammer for agilt samarbejde med kollegaerne - om de sidder i Bangalore eller Brønshøj.
Det svære, hybride møde
Det hybride møde - hvor mødedeltagerne er med både fysisk og digitalt - er en særlig disciplin. Vi har nok alle prøvet at føle os helt hægtet af som distance-deltager på Teams, hvor skærmen med kamera er endt drejet, så vi blot har kunnet beundre loftet i et eller andet mødelokale, mens der blev talt hen over hovedet på os af de fysiske deltagere.
Løsningen kan findes i både design og adfærd. Vi skal optimere på både lyd, lys og indretning til de hybride møder. Google har inspireret os til et genialt og simpelt greb, hvor skærmene med de digitale deltagere simpelthen er gjort større og placeret centralt i mødet. Super design, der sender et klart signal om, at alle på mødet er ligeværdige.
Men alle gode idéer og designløsninger batter ikke en meter, hvis vi ikke også indretter os mentalt på en ny mødeform.
Ligesom med det traditionelle møde, kræver det gode digitale møde forberedelse og planlægning. Overvej hvor mange, der er med fysisk og hvilken stemning og afholdelse af mødet agendaen kræver. Skal I f.eks. aktivt bruge chatten, for at være sikre på at inddrage alle? Er de digitale kollegaer måske kun 'med på en lytter', så kan det med fordel italesættes fra starten, så spillereglerne for mødet ligger klart.
En god tommelfingerregel kan være, at hvis mødet indebærer både digitale og fysisk fremmødte deltagere, så skal mødelederen være på digitalt. Så er der naturligt større fokus på mødets vinkel - helt bogstaveligt, men også i opmærksomheden på talerække og formatet. Hvordan samles der f.eks. op undervejs? Det fungerer sjældent for mødet som helhed på et uskarpt whiteboard udenfor synsfelt, brug hellere de features, der er udviklet til det samme i jeres digitale mødeplatform.
Vær i god tid for at logge på og være tilstede digitalt inden mødet - på samme måde som det skaber relationer i den virkelige verden, at vi lige lander i lokalet sammen, hælder kaffe op osv., kan der sagtens være small-talk på Teams inden start. Igen er det afhængigt af mødetype, men vis måske lige hvor du er, hvordan vejret er udenfor og hvordan du sidder.
Test, hvad der virker for jer, i de forskellige typer af møder - og efterspørg gerne feedback efter møderne, så I hele tiden får det fulde billede, både fra hjemmearbejdende kollegaer, jer, der er samlet på kontoret, eller jeres tætte kontakter ude i verden.
Så kom dog ind på kontoret - for din egen og andres skyld!
I vores begejstring over alle de muligheder, som det nye, hybride arbejdsliv tilbyder mange af os individer, der arbejder i vidensorganisationer, kan vi komme til at glemme det større billede. Allerede før der var noget der hed Covid-19, var der 'den skjulte pandemi', som den stigende ensomhed i hele den vestlige verden populært blev kaldt.
Når vi skal vurdere, hvordan det passer i vores eget liv og ugedag at komme ind på den fælles arbejdsplads, skal vi huske på de mennesker, vi omgiver os med. Der er både hensynet til de yngre kollegaer, der skal have nogen at lære af - både fagligt og kulturelt. Hvordan gør man tingene, i jeres virksomhed? 25% af alle adspurgte (kilde) ønsker overhovedet ikke at arbejde hjemme, det kan vi risikere at negligere i vores egen begejstring over nye muligheder. Men det vil sige, at en fjerdedel af dine kollegaer har brug for og lyst til at komme ind på en fælles arbejdsplads langt de fleste dage, af enten personlige eller faglige årsager. Og det er måske dig, der har en vigtig rolle her!
Det nye, hybride arbejdsliv er fuld af muligheder - men kun optimalt, hvis vi alle kommer med om bord, og er opmærksomme på hinanden. Real Life og i Virtual Reality.
Det sidste digitale møde vi vil nævne, er det uformelle. Ræk ud til den kollega, du måske ikke har set i et stykke tid. Tag en online-kaffe - eller gå et telefon-møde, hvor du hører hvordan det går.
Det nye, hybride arbejdsliv er fuld af muligheder - men kun optimalt, hvis vi alle kommer med om bord, og er opmærksomme på hinanden. Real Life og i Virtual Reality.
Lene Becker er stifter af og adm. direktør for LAIKA Rumdesign: Hun har de seneste 10 år rådgivet og indrettet arbejds- og læringsrum for nogle af Danmarks mest innovative virksomheder.
Kilder:
1 ”Coronakrisens effekt på omfanget af helbredseffekter relateret til luftforurening fra vejtrafik.”. DCE – Nationalt Center for Miljø og Energi, april 2020
2 "Virtuel ledelse under corona-krisen. Rapport I: De kvalitative studier" af Steen E. Navrbjerg & Dana Minbaeva, 2020